In jedem (Erz-)Bistum gibt es sowohl für die Ausbildung als auch für die Einsatzkoordinierung Verantwortliche.

Die DiözesanreferentInnen sind im Auftrag der Deutschen Bischofskonferenz zur Bundeskonferenz der DiözesanreferentInnen zusammengeschlossen.

Die AusbildungsleiterInnen sind im Auftrag der Deutschen Bischofskonferenz zur Bundeskonferenz der AusbildungsleiterInnen zusammengeschlossen.

Die Verantwortlichen treffen sich zu Regionalkonferenzen und zur jährlichen Bundeskonferenz. In den Jahren 2023 und 2024 tagen beide Konferenzen gemeinsam.