In jedem (Erz-)Bistum gibt es sowohl für die Ausbildung als auch für die Einsatzkoordinierung Verantwortliche.

Die Diözesanreferent/innen sind im Auftrag der Deutschen Bischofskonferenz zur Bundeskonferenz der Diözesanreferent/innen zusammengeschlossen.

Die Ausbildungsleiter/innen sind im Auftrag der Deutschen Bischofskonferenz zur Bundeskonferenz der Ausbildungsleiter/innen zusammengeschlossen.

Die Verantwortlichen treffen sich zu Regionalkonferenzen und zur jährlichen Bundeskonferenz. Alle zwei Jahre tagen beide Konferenzen gemeinsam.